|
|
|
 |
|
|
Adminisztrátori feladatok
|
 |
|
 |
1. Ügyintézők felvétele
2. Ügyintéző csoportok felvétele
Csoport jellemzők megadása, ügyintézők hozzárendelése, ügyfélfogadási idők meghatározása.
3. Ügytípusok meghatározása
- A rendszerben már vannak mások által megosztott, szabadon felhasználható ügytípus leírás.
- Válassza ki az Önök számára szükségeseket, és módosítsa a település igényei szerint!
- Vigye fel a további ügytípusokat!
- Ha lehetősége van rá, ossza meg a többiekkel!
4. Letölthető dokumentumok, űrlapok
- A rendszerben már vannak mások által megosztott, szabadon felhasználható dokumentumok.
- Válassza ki az Önök számára szükségeseket, és módosítsa a település igényei szerint!
- Töltse fel a további dokumentumokat!
- Ha lehetősége van rá, ossza meg a többiekkel!
- Kapcsolja a dokumentumokat az ügytípusokhoz!
5. Interneten kitölthető űrlapok
- Válassza ki az ügyfelek által elérhető interneten keresztül kitölthető űrlapokat és kapcsolja az ügytípushoz!
- Válassza ki a csak az ügyintézők által elérhető (de az interneten keresztül kitölthető) űrlapokat és kapcsolja az ügytípushoz!
Az ügyintézők menüpontban új ügyintézőt vehetünk fel, módosíthatunk, törölhetünk. A rögzített ügyintéző emailben értesítést kap arról, hogy felvettük a rendszer ügyintézői közé.
Az ügyintézői csoport az önkormányzat felépítésének megfelelően lehet egy csoport, iroda, osztály, de akár lehet egyetlen ügyintéző is.
Az itt meghatározott csoport egy ügyfélfogadási egység, melyhez ügyintézők tartoznak, adott ügyfélfogadási ideje van.
Az ügyfelek időpont foglalásakor az itt meghatározott csoporthoz jelentkeznek be.
A csoport nevének és elérhetőségének megadásán túl az időpontfoglaláshoz szükséges az ügyfélfogadási paraméterek megadása.
Az ügyfélfogadási időegység azt jelenti, a bejelentkezéskor milyen intervallumból választhat az ügyfél. Pl.: 60 perc esetén 16:00, 17:00,
15 perc esetén 16:00, 16:15, 16:30 stb.
Minél kisebb egységet adunk meg, annál pontosabban tudjuk elosztani az ügyfeleket, annál kisebb lesz a várakozási idő.
Az ügyfelek időegységenként azt jelenti, hogy a megadott intervallumban hány ügyfelet tudunk fogadni.
Pl.: ha egy óra alatt átlagosan 4 ügyfelet tudunk elintézni, akkor a következő variációk lehetségesek:
|
Időegység |
Ügyfelek |
|
60 |
4 |
|
30 |
2 |
|
15 |
1 |
Ügyfélfogadási idő beállítása
|
|
|
|
|
|
|
Ügytípus meghatározása
|
|
|
|
Az ügytípus egy bizonyos ügy elintézéséhez szükséges információkat, dokumentációkat és űrlapokat foglalja magában.
Jellemző adatok:
- Ügyintézési hely
- Rövid leírás
- Igénylő, kötelezett
- Az ügyintézés kezdeményezése
- Ügyintézési határidő
- Az ügyintézés díja
- Letölthető dokumentumok
- Interneten kitölthető űrlapok
- Egyéb dokumentumok
- Alkalmazott jogszabályok
- Szükséges iratok
- Ügyintézési feladatok
Az önkormányzatok hasonló feladatokat látnak el, így az ezekhez kapcsolódó előírások, szabályok általában központilag meghatározottak. A helyi rendeletekkel szabályozott ügyek is nagy hasonlóságot mutatnak.
Emiatt az egyes feladatokhoz kapcsolódó ügyleírások, dokumentumok és űrlapok hasonlók, vagy azonosak.
Az ügyintézési folyamat megkönnyítése érdekében a rendszer biztosítja, hogy az önkormányzatok megosszák egymás között a már kidolgozott ügytípusokat és a hozzá kapcsolódó dokumentumokat.
A rendszer másolatot készít az egyes dokumentumokról, ezáltal biztosítja azt, hogy a helyi igényekhez lehessen igazítani azokat.
Egy ügytípushoz általában tartoznak egyéb dokumentumok is, melyeket az interneten keresztül le lehet tölteni:
- ügyleírás,
- űrlapok,
- kitöltési útmutató.
Az ügytípusokhoz hasonlóan ezek is megoszthatók egymás között.
Az internetre általában PDF formátumban célszerű feltenni egy dokumentumot. A PDF formátum ugyanis mindig ugyanúgy jelenik meg (windows, linux, képernyő, nyomtatás), emellett nem módosítható.
A dokumentumok megosztásában a nem módosíthatóság hátrány, hiszen így nem lehet a helyi igényeknek megfelelően módosítani. Emiatt ha a többi önkormányzatnak segíteni szeretnének, a dokumentumokat eredeti (DOC, XLS) formátumban is fel kell tenni és megosztani. Viszont ezeket a "csak az ügyintéző által elérhető" kategóriába kell besorolni.
A Word vagy Excell állományokból a legegyszerűbben egy PDF nyomtató telepítésével készíthetünk PDF formátumot. Pl. az ingyenes win2pdf (www.win2pdf.com) segítségével.
Az egyes ügytípusokhoz folyamatosan programozzuk le az újabb és újabb űrlapokat. Az űrlapok egy része az ügyinfelek számára is elérhetők. Más részük viszont csak az ügyintézők számára használhatók.
Új űrlap létrehozása esetén az adminisztrátorokat egy körlevélben értesítjük ki.
Az új űrlaptípust ezután hozzá lehet kapcsolni az ügytípushoz. Ennek következtében az ügyintézők, illetve az ügyfelek számára is biztosítja a rendszer az interneten keresztül az űrlap kitöltését.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|